Kalkulation - die Excel Paradedisziplin

 

 

Ein anschauliches und praktisches Beispiel für den Einsatz einer Tabellenkalkulation liegt in der Berechnung von finanziellen Modellen. Nach der Eingabe der Grunddaten in die Zellen können über Formeln verschiedene Berechnungen angestellt und visualisiert werden. Nach der Erstellung eines Rechenmodells erlaubt es die Software die Parameter der Berechnung zu verändern und der Anwender sieht das neue Ergebnis sofort.

 

Anfänger begehen dabei häufig folgende Fehler bei der Erstellung ihrer ersten Kalkulationen. Zum ersten ettsellen sie "hübsche" Tabellen in die sie ihre Daten so eingeben, dass diese anschaulich und überichtlich präsentiert werden. Zum zweiten benutzen sie Formeln und Berechnungen in die sie die Werte zur Berechnung direkt eingeben.

 

Doch wieso sind dies "Fehler"?

 

Wenn Sie ihre Daten direkt bei der Eingabe in mehrere Tabellen eingeben, die Sie auf eine ansehnliche Weise nebeneinander anordnen, dann erfüllt diese Art der Darstellung natürlich erst einmal ihren Zweck. Problematisch wird es jedoch, wenn Sie aus den vorhandenen Grunddaten eine weitere Auswertung gewinnen möchten. Im schlechtesten Fall beginnen Sie eine neue Tabelle zu erstellen, die gleiche Daten enthält, aber anders aussieht.

 

Doppelte Arbeit gilt es immer zu vermeiden.

 

Es ist deswegen wichtig, die Eingabe der Daten von der Auswertung zu trennen. In der Eingabetabelle geht es Ihnen nicht um die anschauliche Darstellung der Informationen. Es geht schlicht und einfach darum alle Informationen regelmäßig in einer gleichmäßigen Struktur zu erfassen. Darauf aufbauend können Sie jederzeit verschiedenste Auswertungen oder Berechnungen über diese Grunddaten erstellen. Da sie alle Infos an einem Ort gesammelt haben fällt es Ihnen umso leichter, diese mit Hilfe der verschiedenen Excel Funktionen je nach Anforderung neu zu kalkulieren.

 

 

Der zweite "Fehler" ist die Eingabe der Kalkulationswerte in die Excel Formel. Nehmen wir als Beispiel an, Sie berechnen, wieviele Mitarbeiter Sie für die Bewältigung einen Arbeitsmenge benöitgen. Wenn Sie von 8 Arbeitsstunden pro Tag ausgehen, dann geben Sie dies in Ihre Formeln ein. Falls Sich nun diese Grunddannahme ändert und Sie sehen wollen, wie das Ergebnis bei 7,5 h Arbeit am Tag aussieht, dann müssten Sie natürlich jede Formel entsprechendändern und überall die 8 durch eine 7,5 ersetzen. Dabei werden Sie ab einer bestimmeten Anzahl von Formelnmit Sicherheit zu Ihrer eigenen Fehlerquelle da sie Eingaben übersehen oder Formeln vergessen.
 
Arbeiten Sie deshlb mit Zellbezügen und verweisen Sie mit Ihren Formeln auf diejenige Zelle in der Sie die Arbeitszeit pro Tag definieren. Wenn Sie nun diesesn Wert in der Zelle ändern, dann geschicht diese Änderung aufgrund des Zellbezuges sofort in allen Zellen und die Kalkulaiotn zeigt Ihnen unverzüglich das korrekte Ergebnis.
 
 

Die folgenden einfachen Regeln sollten bei der Erstellung einer Kalkulation eingehalten werden.

 

  • klare Trennung von Dateneingabe und Datenausgabe
  • Schüttzen Sie Formeln vor unbefugtem Zugriff
  • nicht alle Berechnungen müssen im Vordergrund ablaufen
  • Keep it simple
  • Arbeiten Sie mit Zellbezügen

 

Denken Sie immer daran, eine Kalkulation so aufzubauen, dass Sie diese auch später nachvollziehen können und jederzeit in der Lage sind, schnell und effizient die Daten zu ändern und die Kalkulation upzudaten.