Pivot Vorteile

Pivot Tabellen erlauben es Ihnen Daten in verschiedenen Aggregations- und Darstellungsformen übersichtlich darzustellen und auszuwerten. Der Vorteil liegt darin, dass Sie Informationen aus einer bestehenden Liste oder Tabelle in einer Pivot Tabelle neu anordnen, ein- und ausblenden oder selektieren können ohne dabei die Ausgangstabelle zu verändern.

Diese spezielle Art der Tabelle ist durch ein hohes Maß an Flexibilität gekennzeichnet und ermöglicht Ihnen auch die dynamische und grafische Art der Darstellung Ihrer Daten.

Auch wenn Pivot Tabellen anfangs sehr komplex wirken sind viele Anwender schon nach kurzer Zeit von Ihrem Funktionsumfang überzeugt. Über eine Pivot Tabelle gelingt es Ihnen auch ausgefallene Auswertungen und Gegenüberstellungen von Daten aus einer vorhandenen Datenquelle zu erstellen.

Die Pivot erlaubt es Ihnen große Datenmengen überschaubar zu aggregieren und auszuwerten. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit die aggregierten Daten weiter zu analysieren indem Sie mit einem Klick auf einen Datensatz in der Pivot "in die Tiefe" gehen können. Excel zeigt Ihnen die Rohdaten, die in der Pivot aggregiert dargestellt sind. So können Sie auch tiefergehende Fragen beantworten.

Zeigt Ihre Pivot Ihnen die Abverkäufe verschiedener Produkte so können Sie durch einen Klick auf die Datensätze auch sehen welche Abverkäufe und z.B. welche Kunden sich dahinter verbergen. Diese Daten werden durch Excel in einem extra Tabellenblatt dargestellt so dass Sie nicht die Möglichkeit haben ihre Originaldaten aus Versehen zu ändern.

• erstellen Sie eine Tabellle in der Ihre Daten erfasst sind
• jede Spalte muss eine Überschrift enthalten
• die Spaltenüberschriften werden in der Pivot zu Feldern die Sie in den verschiedenen Bereichen aggregieren können

• im Dialogfenster können Sie den Datenbereich und den Ausgabebereich bestimmen

• anschließend können Sie die Spalten Ihrer Ausgangstabelle in die verschiedenen Bereiche per "Drag and Drop" ziehen
• je nachdem wie Sie die Felder hier verteilen, ändert sich das Layout und die Aggregation Ihrer Pivot Tabelle
• Probieren Sie hier verschiedene Kombinationen aus, bis Sie das gewünschte Layout gefunden haben
• verschiedene Felder erlauben Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten

• Berichtsfilter --> dient zur globalen Selektion in Ihrer Pivot
• Spaltenbeschriftung --> liefert Ihnen die Spalten
• Zeilenbeschriftung --> liefert Ihnen die Zeilen
• Werte --> Zählt, Summiert, Aggregiert die entsprechenden Werte dieser Spalte (Im Beispiel werden die Verkäufe der Artikel summiert)

In den Feldern können auch verschiedene und beliebig viele Spalten abgelegt werden, so können Sie verschiedene Detaillierungen darstellen.

Der Vorteil der Pivot ist Ihre Flexibilität. Sie brauchen sich nicht um komplexe Formeln oder Formatierungen kümmern, da die Pivot Tabelle viele standardisierte Möglichkeiten zur Darstellung und Aggregation Ihrer Daten beherrscht.

In unserem Beispiel zeigt die Pivot die Summe der Verkäufe der verschiedenen Produkte unterteilt nach Jahren. Dabei können wir global nach Ländern selektiern und die Daten so eingrenzen.

Pivot Tabellen sind eine der vielseitig verwendbaren und hilfreichen Funktionen die MS Excel zur Verfügung stellt. Die meisten Anwender haben schon einmal mit Pivot Tabellen zu tun gehabt und kennen grob die Anwendung. Doch in der betrieblichen Praxis werden die Möglichkeiten von Pivot Tabellen oft nicht wirklich ausgeschöpft, dabei bieten sie doch das Potenzial um viele Aufgaben im alltäglichen Excel gebrauch enorm zu erleichtern und dem Anwender viel Zeit zu ersparen.

Pivot Tabellen sind in der Lager große Datenmengen flexibel und anwenderfreundlich aufzubereiten und auszuwerten. Wichtigste Voraussetzung ist dabei, dass die auszuwertenden Daten in einer Datenbankstruktur vorliegen. Das bedeutet, pro Spalte gibt es eine klare, eindeutige Überschrift und darunter werden die Inhalte Zeile für Zeile erfasst. Das dies auf den ersten Blick nur wenig Übersichtlich ist und sich die Informationen und Erkenntnisse aus den Daten nicht gleich erkennen lassen, soll nicht weiter stören, dafür gibt es ja die Pivot.

Markieren Sie alle Spalten ihres Datenbereiches und erstellen Sie die Pivot Tabelle. Nun haben Sie die Möglichkeit, alle Spalten ihres Datenbereiches in beliebige Relation zu einander zu stellen und Datensätze zu zählen, zu summieren etc. Die vielfältigen Möglichkeiten lassen sich in der Theorie nur unzureichend beschreiben. Probieren geht in dem Fall über Studieren. Aus diesem Grund sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen und es selbst probieren. Ziehen Sie die Felder ihres Datenbereiches in verschiedene Positionen, mal als Überschrift, mal als Spaltenbezeichnung usw. Sie werden schnell ein Gespür dafür bekommen, wie Sie die Daten für ihren konkreten Zweck optimal darstellen. Pivot Tabellen haben den Vorteil, ohne die Anwendung von Excel Formeln, Daten auf beliebige Weise darzustellen und auszuwerten. Dabei können über die Funktion der Pivot Chart auch dynamische Diagramme erstellt und für die Visualisierung genutzt werden.

Nachdem Sie die Pivot Tabelle einmalig erstellt haben, haben Sie die Möglichkeit neue Daten in ihre Datentabelle anzufügen. Durch einfaches Aktualisieren haben Sie die neuen Daten in ihrer Tabelle und somit in ihrer Auswertung. Fehlerhafte Formeln sind somit ausgeschlossen. Außerdem können andere Adressaten und Anwender, die gleichen Daten nach ihren Vorstellungen analysieren und auswerten. 

Ein weiterer Vorteil ist, dass Pivot Tabellen auch einen Einblick in die Hintergründe und die Rohdaten geben. Wenn Sie per Doppelklick auf eine Kennzahl in der Pivot Tabelle klicken, öffnet sich ein weiteres Tabellenblatt, dass ihnen die Datensätze dieser Kennzahl anzeigt, so können Sie immer sehen, welche Daten sich hinter einer Kennzahl verbergen.